Définir et comprendre les caractéristiques d'un classement

• L'usage du dossier : information, action...
• Les caractéristiques d'un dossier : qui, quand, quelle forme
• Le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations.
• Les différents outils et méthodes de classement.

Organiser et "faire vivre" son classement

• Instaurer une logique commune.
• Identifier les principaux effets d'une mauvaise organisation personnelle.
• Rationaliser son espace de travail.
• Réduire les sources de stress liées au temps et à l'organisation.

Analyser l'information et choisir une méthode de classement

• Analyser l'information à traiter dans son service.
• Identifier les atouts et contraintes.
• Mettre en œuvre les quatre principes du classement.
• Connaître les différents outils pour une vue globale : To-do-list, carte conceptuelle.
• Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de l'entreprise et des utilisateurs.

Organiser le classement sur ordinateur

• Choisir une arborescence claire pour tous.
• Etre rigoureux dans le choix des noms de fichiers.
• Utiliser les astuces de rangement sur la messagerie.

Faciliter l'accès de tous à l'information

• Définir la démarche pour réorganiser le classement existant d'un service.
• Elaborer un plan de classement.
• Faire coïncider le classement papier et informatique.
• Mettre en place un classement compréhensible par tous : le tri et la restructuration des dossiers.

Instaurer des procédures de classement et d'archivage

• Identifier l'emprunteur et l'utilité de la fiche.
• Déterminer une procédure de reclassement : qui, où, comment ?
• Définir les modalités de gestion des documents. Procédure de sécurité.
• Contrôler et définir les modalités d'accès aux fichiers.
• Connaître la durée légale de conservation des documents.
• Découvrir la GED.

• Coordonner le traitement de l’information administrative d’une structure - Réf. ZOB